ビジネスソフト｜「ライセンス購入」お得度やメリット満点
ビジネスソフト
小ロットでもメリットは大きい
ソフトの「ライセンス購入」
業務の効率アップや説得力あるプレゼンテーション用の資料作り、データ管理など——ビジネスにソフトウエアの活用は欠かせない。では、こうしたソフトをどうやって購入しているだろうか。「店頭でパッケージソフトを買ってくるに決まっている」との声も聞こえてきそうだが、企業ならぜひとも“ライセンス購入”を検討してほしい。規模の小さな企業にも、お得度やメリット満点だ。
企業といえども、ビジネスソフトの導入は店頭でパッケージ版を必要な本数だけ買ったり、あるいはネット上からダウンロード購入したりといった方法が一般的だろう。
中小企業などでは、こうした傾向が特に強いが、せっかくビジネスソフトを導入するならば、賢く購入したいもの。そこで、提案したいのが「ライセンス購入」だ。一度に複数本のビジネスソフトを導入しようと考えているなら絶対にお勧めの購入方法なのだ。
ライセンス購入とは、「ソフトの使用許諾」（ソフトを利用する権利のことで、これをライセンスという）を購入するという考え方。ソフトをパソコンにインストールするための「マスターCD-ROM」と「使用するパソコン台数分の使用権（ライセンス）」を取得するという購入形態である。
パッケージ版より低価格
このライセンス購入という言葉は知っていても、パッケージとの違いやメリットを認識している企業はまだまだ少ない。特に社員数が10人以下のような企業では、「ライセンス購入は大量のソフトを導入する大手の買い方で当社には関係ない」と関心を向けないケースもあるという。
もちろん、ライセンス購入できる最低本数や契約期間（*1）などはメーカーやソフトにより異なるが、数ライセンス程度から導入できる製品も多い。後から追加したい場合でも、基本的に契約期間内なら1ライセンスから割引価格で購入可能である。
パッケージと違い、「購入が面倒なのでは」との声も聞かれるが、その点は安心だ。ヤマダ電機の法人カウンターが親身になって対応してくれる。中小企業にとっても、ライセンス購入は決してハードルの高いものではないのである。では、その具体的なメリットを確認してみたい。
ソフトウエアをライセンス購入した場合のメリットには①パッケージに比べて価格が安い、②保管スペースが不要、③管理の手間軽減、④サポートの充実などがあげられる。
まず、①パッケージに比べて価格が安いというメリットは、導入コストを抑えたい企業にとって大きな魅力だろう。ライセンス形態での購入は、ある程度の本数をまとめて買ってもらうことを前提としている上、後述するように余分なマニュアルなどのコストを削減できるため低価格を実現できるのだ。
どの程度の価格ダウンが期待できるかはソフトにより様々だが、「少なくとも2割前後は安くなる」（関係者）ようだ。当然、購入するライセンス数が増えれば、ボリュームディスカウントによりパッケージに比べて割引価格は大きくなる。
基本的にライセンス購入では複数ライセンスを買うことが条件となっているが、前述したように最低本数は数ライセンスから、と思ったほど多くはない。例えば、マイクロソフト（以下MS）の「Open License（オープンライセンス）」は小規模事業所やSOHO、中小企業向けのライセンスプログラムで5ライセンスから購入できる。また、ジャストシステムの企業向け「JL-Standard」プログラムなら、同社のソフトを1本からライセンス購入することが可能だ。
これなら、社員が数名ほどの小規模事業者や中小企業はもちろん、課や部署などのワークグループでも十分にライセンス購入によりソフトを導入できるだろう。
価格以外のメリットも注目だ。例えば、②保管スペースが不要という点は容易にイメージできるはずだ。
前述した通り、ライセンス購入ではインストール用のマスターCD-ROMが1枚と製品名や使用可能な本数などを記した「ライセンス証書」、それにマニュアルが1冊（CD-ROMで提供されるケースもある）添付されているだけ。5台や10台、あるいは30台分のパソコンに導入しようが、この構成は変わらない。
もしパッケージ版で購入するとなれば、買った本数分の箱やマニュアルが貴重なオフィス内のスペースを占有することになってしまう。
また、マニュアルは購入ライセンス数を上限に別途買うことも可能。ライセンス契約で一括購入し、いくつかの部署で導入するような場合、部署ごとにマニュアルを揃えられるといったこともでき使い勝手も悪くない。
（*1）ライセンス購入には、無償でアップデートやサポートが受けられる契約期間が設けられている。基本的にはパッケージ版と同様で、例えばセキュリティソフトの1年更新などと同じこと
ソフトの資産管理にも有効
③管理の手間軽減という面でも、ライセンス購入のメリットは高い。「ソフトの資産管理」や「ソフトのバージョン統一」などが、その好例だ。
パッケージ版の場合には、個々のパッケージソフトに与えられたシリアル番号（*2）により、ソフト資産を管理しなければならない。このため本数が増えるほど管理業務に手間を要する上、せっかくのソフト資産を有効活用できない。例えば、部署や社員ごとにパッケージ版を購入していると、ソフト資産は散逸する。誰も使っていないソフトが余っているのに新しいパッケージを買い、ソフトも経費もムダにしてしまうケースも生じる。
これに対して、ライセンス購入ではライセンス証書により一括して社内所有のソフト資産を把握することができる。メーカーによっては、専用ホームページで購入履歴やライセンス数などを参照できるサービスを提供している。管理の負担が少なく、システム担当者などがいないケースが多い中小企業にとっては大きなメリットだ。
また、ライセンス購入では「バージョン統一」できる利点もある。パッケージ版では購入したソフトのバージョンで使用することが前提だが、ライセンス購入の場合は「ダウングレード」（*3）して使うことが可能だ。社内に異なるバージョンが混在する場合などに役立つ。
例えば、セキュリティやシステムの関係から社内のOSやソフトのバージョンを統一したいという場合、ライセンス購入ならダウングレードして既存バージョンに合わせるといったことが可能となるわけだ。
④サポートの充実も見逃せないポイントである。ライセンス購入は基本的に企業向けであるため、パッケージ版にはないサポートなどを有償／無償で受けられるケースが多い。
前述した契約期間内なら1ライセンスから割引価格で追加可能な点もパッケージ版にはないサービスだ。バージョンアップ優待などを提供しているメーカーなどもある。
有償では、マイクロソフトの「ソフトウエアアシュアランス」などが好例だ。ソフトを活用するための様々なサポートを提供するプログラムで、バージョンアップ権に加え、ソフトの導入計画やトレーニングなどもサポートする。企業向けのライセンス購入ならではの有料オプションといえる。
ここまで見てきたように、ライセンス購入は利点が満載。しかも、小ロットから買えるとなれば一考の価値はあるはず。ぜひ、ヤマダ電機の法人カウンターで相談してほしい。
（*2）ソフトウエアの違法コピーを防ぐために、1製品ごとに割り当てられた識別番号。インストール時に必要となる他、メーカーサポートやアップデートを受ける際にも使われる。「CDキー」や「プロダクトキー」などと呼ぶこともある
（*3）購入したソフトのバージョンではなく、旧いバージョンに落とすこと
オフィスのパソコンにインストールされたソフトをチェックしてみてほしい。どんなソフトを利用しているだろうか。ExcelやWord、PowerPointなど「Office」関連ソフトだけといったケースも多いのではないか。
確かに、Officeは応用範囲が広く何でもできるので、これがあれば取りあえずビジネスには困らない。だが、他のビジネスソフトを使えば、業務はもっと便利になるのだ。
では、どうやってビジネスソフトを選べばいいのか。そのポイントは「業務を効率化するソフトを選択する」こと。例えば、データ管理や経理業務の記帳などをExcelでやっているケースを考えてみよう。確かに、ひな形を作成してデータ入力することで、こうした業務も同ソフトで可能となる。
だが、その作業にどれだけ手間を要しているだろうか。ビジネスソフトにはデータ管理、記帳ソフトや会計ソフトなど業務に特化した専門ソフトがあることは周知の通り。これらを使うことで、業務効率は大幅にアップするのである。
プレゼンテーション資料にしてもそうだ。確かにPowerPointで作成できない資料はないといってもいい。だが、効率を考えると他のソフトを選んだ方がいいケースもある。また、チラシなどを内製しているなら、専用作成ソフトもラインアップされている。
漠然とソフトを使うのではなく、効率化の観点から自社の業務を棚卸しして、ビジネスソフトの活用を検討してはいかがだろうか。
