レーザー複合機｜印刷速度やランニングコスト、カラーかモノクロか。複合機の賢い使い方
商品研究2
レーザー複合機
ビジネスにもっと役立つ
複合機の賢い使い方
印刷速度やランニングコスト、カラーかモノクロか——複合機選びでは、こうしたポイントはもちろん重要だ。しかし、「複合機をもっと便利に使いこなす」という視点で見た場合、ぜひチェックしたい機能がいくつかある。今回は、それらを解説していくことにしよう。
プリンターなどのシングル機ではなく、レーザー複合機（以下、複合機）を選ぶ理由は企業により様々だろう。
そもそも複合機のメリットは、大きく「省スペース性」「買い得感」「情報連携」などがある。複数の情報ツールが一体化した複合機は、当然オフィス内のスペースを有効に使える。
また、シングル機の価格に数万円をプラスすれば、そこそこの複合機を購入することが可能だ。
この前者2つの理由がメインである場合、印刷スピードやランニングコストといった仕様にばかり関心が向きがちとなる。もちろん、これらのスペックも大事なポイントだが、「情報連携」のメリットに注目してこそ複合機の本領が発揮されるのだ。
情報の入り口となるコピーやスキャナー、出口としてのプリンター、その両方を兼ね備えるファックスを一体化した複合機は、いわゆる情報のハブ（中枢）・ツールである。単に4つのツールが一体化したと考えるだけでは、もったいない。
情報連携の具体的なメリットは、紙文書などドキュメントの電子化がメインだが、ネットワーク機能を標準搭載するモデルも増え、オフィスの情報化が飛躍的に広がっている。
この情報連携をキーワードに、複合機をもっと使いこなすための機能として①スキャナー、②プリンター、③ファックス、④セキュリティ——この4方向から見てみよう。
豊富な情報の電子化機能
まず、①スキャナーは情報の入力ツール。ドキュメントの電子化や整理の中核をなすものだ。
これを便利に使うポイントは、「データの読み込み」と「読み込んだデータの処理」である。前者は「ADF（自動原稿送り装置）」や「両面スキャン」などをチェックしたい。
ADFは周知の通り、セットした複数枚の原稿を自動で原稿台へ送る装置。これが両面スキャンに対応していると、利便性が高い。ADFにセット可能な最大枚数も、合わせて確認したい。これが少ないと、読み取り作業が2度手間になることもあるからだ。最近は経費削減からか両面印刷された資料も増えており、両面スキャン対応のADFはドキュメント電子化の作業を大幅に効率化してくれる。
後者の読み込んだデータ処理について、ぜひともチェックしてほしいのが「スキャンto」機能である。
これは、スキャナーで読み込み電子化されたドキュメントデータを、用途に応じてメモリーやEメールなどへダイレクトに送信するものだ。具体的には、「スキャンto USBメモリー」「スキャンto Eメール」「スキャンto ファイル」「スキャンto PDF」「スキャンto OCR」など、モデルにより様々な機能が搭載されている。
スキャンデータをダイレクトにUSBメモリーに保存できるのが、「スキャンto USBメモリー」。PCレスで複合機を利用可能だ。
「スキャンto Eメール」は、スキャンしたデータを複合機からEメールの添付ファイルとして直接送信できる機能である。支店や他店舗、取引先などへ、ネットワークでつながっていればFAX感覚でスキャン文書を送ることができる。
類似機能として、「スキャンto Eメール添付」があり、スキャンすると自動的にメールソフトを起動し、スキャンデータをメッセージに添付できる。アドレスと本文を入力すれば、メールを送ることが可能である。
「スキャンto ファイル」はネットワーク上の指定パソコンや共有フォルダなどへダイレクト保存。「スキャンto PDF」はスキャンデータをPDF形式で自動保存でき、データ容量が小さくなるので、ドキュメントが扱いやすいというメリットがある。
「スキャンto OCR」を搭載する機種もあり、スキャン原稿をテキストデータとして保存。ドキュメントの修正や編集が可能となる。
また、複合機にHDDを搭載。スキャン文書や印刷データなどを保存して、データ共有などが可能な「スキャンto BOX」（コニカミノルタ「bizhub C250」）といったメーカー独自機能を搭載したモデルもある。
複合機にセキュリティは不可欠
一方、②プリンターでも利便性の高い機能がある。「同胞印刷」と「USBダイレクトプリント」だ。
同胞印刷は沖データ「C3530MFP」に搭載されている。ファックスでは一般的な同胞送信のプリンター版で、パソコンから印刷をかけた際に指定したすべての複合機からプリントできる機能だ。ネットを介して全国どこの複合機からも印刷可能なだけに、新しい情報連携手段として注目できそうである。
USBダイレクトプリントは、エプソン「LP-M5600FZ」に搭載。USBメモリーに保存されたドキュメントデータなどを、PCレスでプリントすることが可能だ。
③ファックスでは、「PCファックス」に注目したい。複合機を所有している企業でも、あまり活用していない機能ではないだろうか。
PCファックスは、パソコン内のドキュメントデータをプリントすることなく、複合機のファックスから直接送信できる機能。実際に、活用してみると、意外に使い勝手はいい。プリントの手間や用紙・印刷コストなどの削減にもつながるだけに、ぜひ試してもらいたい機能だ。
受信にも対応するモデルなら、受信データを印刷することなく、パソコン上で確認できる。必要なものだけをプリントしたり、パソコンで管理するといったことが可能となる。
パソコンやサーバーへ受信データを自動振り分け可能な機能を備えたモデルなら、さらに利便性は高い。受信ファックスの仕分けの手間や、ピックアップ漏れによる伝達ミスも削減できる。Eメール添付で自動転送に対応したモデルもあり、外出先でもスピーディな情報連携が可能だ。
複合機が情報の入出力装置であることを考えれば、④セキュリティもしっかりとチェックしたい機能といえるだろう。
基本的なものとして、透かし（ウォーターマーク）印刷などがあるが、特に注目したいのは、「使用権限設定」や「パスワード印刷」などだ。
使用権限設定は、個人ごとに利用可能な複合機の機能を設定すること。高機能なモデルでは、単にコピーやプリンターの利用制限だけでなく、「スキャンto」など細かな機能に対する設定が可能である。業務内容や、アルバイトか社員かといった状況に応じた設定を行なうことで、情報漏えいや不正印刷などを防ぐことができる。
パスワード印刷は、「機密プリント」や「セキュリティ印刷」などと呼ばれる機能だ。本人以外に見られたくない重要なドキュメントを、複合機本体のメモリーに保存。パスワードを入力してはじめて印刷が可能となるもの。プリントの取り忘れや、ドキュメントの混在による情報流出などの防止につながる。
基本性能のチェックはもちろんだが、こうした付加機能に目を向けることにより、複合機選びはもっと楽しくなるはずだ。
*************サイズやデザインにも注目しよう！*************
複合機は個人事業主や小規模オフィスから企業内のワークグループまで、幅広く活用できる。
企業内でメイン機に近い位置づけで使うなら、ある程度サイズが大きくとも問題はないが、SOHOや小規模なワークグループでサブ機として使うようなケースでは、設置性も選択のポイントとなる。
小型軽量であることはいうまでもないが、設置性から見たデザインなども重要だ。この点、本誌でも紹介しているブラザー「MFC-7420」やキヤノン「MF4150」は最適だ。
前者はデスクに設置し椅子に座ったまま操作が可能な低いサイズが特徴で、後者は側面に熱排気口を不要としたキューブ型が特徴。いずれも高い設置性を実現している。
